Etický kódex
Příčinou všech minulých i současných krizí ve společnosti je dlouhodobě přetrvávající morální krize, proto pro pozitivní změnu ve světě považujeme za klíčové pěstování morálních hodnot a sdílení společné hodnotové matice. Za tímto účelem se jako společensky zodpovědná firma zavazujeme jednotlivě i společně pracovat a žít podle tohoto Etického kodexu.
Vědomě a dobrovolně klademe na sebe vyšší nároky, než je dodržování platných zákonů. Věříme, že správná rozhodnutí uděláme výlučně jen, pokud jsou v souladu s našimi hodnotami, které tvoří náš kompas. Zásady a principy uvedené v tomto kodexu se zavazujeme respektovat a současně k tomu přizýváme i veřejnost.
Pokud vznikne morální dilema nebo pochybnost o správnosti jednání, tak se její aktér nebo pozorovatel obrátí na některého akcionáře, který iniciuje ad hoc vznik Etické rady SmartBooks na bázi dobrovolné účasti a angažovanosti. Etická rada při řešení konkrétních otázek zohlední všechny dostupné informace a bude postupovat uvážlivě na základě dialogu se všemi zúčastněnými stranami.
V případě vzniku sporu se tento vyřeší prioritně interní komunikací a dohodou v rámci SmartBooks, následně mediací za pomoci externího mediátora, až v krajním případě se spor řeší rozhodčím u dohodnutého soukromého rozhodčího soudu.
Naší mapou pomáhající při orientaci a rozhodování o naší podnikatelské cestě jsou:
- společně sdílené hodnoty: sociální cítění, inovativnost, odpovědnost, udržitelnost, obětavost, dobrotivost;
- harmonická rovnováha individuálního, firemního a veřejného prospěchu (řešení musí být výhodné pro všechny zúčastněné strany);
- institucionalizované principy a pravidla chování uvedená v Etickém kodexu.
Etické rozhodování a jednání podle tohoto kodexu očekáváme od:
- vedení firmy (společníků a manažerů);
- zamestnancov, externých spolupracovníkov
- brigádníků, dobrovolníků;
- dodavatelů, odběratelů, partnerů.
Naše etické zásady a principy ve vztahu k jednotlivým skupinám:
Veřejnost a státní správa:
- v transparentnosti jdeme nad rámec povinnosti stanovených platnými pravidly veřejných zakázek, aktivně upozorňujeme na porušování zákona o veřejných zakázkách;
- jsme politicky neutrální, nepodporujeme žádnou politickou stranu ani žádné politiky, jsme však občansky angažovaní a otevřeně se kriticky vyjadřujeme ke společenským tématům, zejména ke vzdělávání;
- nespolupracujeme s lidmi, firmami a organizacemi, jejichž aktivity ohrožují lidská práva, svobodu, demokracii nebo poškozují životní prostředí, pokud nejsou ochotni své chyby přiznat a napravit se;
- respektujeme a dodržujeme všechny platné zákony a právní normy ČR;
- zachováváme si nezávislost a svobodu při našem jednání a nepřijímáme žádnou podporu od žádných subjektů, kteří by nás nutili dělat morální kompromisy;
- prostřednictvím webových stránek a sociálních sítí pravidelně informujeme veřejnost o naší činnosti, našem týmu, poslání, vizích, hodnotách a našich výsledcích;
- při naší činnosti minimalizujeme negativní dopad na životní prostředí tím, že třídíme odpad a minimalizujeme jeho vznik, i tím, že používáme recyklovaný papír. Prostřednictvím digitalizace minimalizujeme množství a potřebu papíru nejen při naší činnosti, ale i u našich zákazníků (škol), kde odstraňujeme potřebu papíru pro pracovní listy, testy, učebnice, cvičebnice;
- při nakupování materiálů, zboží a služeb zohledňujeme i environmentální hlediska (např. preferujeme energeticky úsporná zařízení, upřednostňujeme recyklovatelné materiály…).
Zaměstnanci, spolupracovníci a dobrovolníci:
- sdílíme transparentně průběžně všechny informace o fungování firmy, výsledcích prodeje, záměrech a plánech dalšího rozvoje;
- dbáme na ochranu osobních údajů;
- vytváříme inkluzivně bezpečné příjemné prostředí s rodinnou atmosférou a otevřenou přátelskou komunikací;
- odmítáme jakoukoli diskriminaci (pohlaví, rasa, vyznání…), vážíme si a respektujeme všechny lidi našeho týmu;
- veřejně chválíme a oceňujeme přínosy každého spolupracovníka, upřednostňujeme; spolupráci při stanovení řešených výzev a dlouhodobých cílů, preferujeme sebehodnocení, sebeřízení, dobrovolný výběr úkolů a práce, kterou je třeba vykonat;
- neúmyslné chyby při výkonu činností chápeme jako důležitou nutnost při procesu učení a zdokonalování, takové chyby vítáme, netrestáme je a pokud je třeba je řešit, tak to děláme mezi čtyřma očima (např. výhrady k výkonu);
- vždy poskytujeme více, než je od nás očekáváno a smluvně dohodnuto, úhrady provádíme před termínem jejich splatnosti;
- umožňujeme práci z domova a využíváme flexibilní pracovní dobu;
- aktivně podporujeme osobnostní rozvoj a celoživotní vzdělávání;
- každý se může obrátit s důvěrou na vedení firmy s pracovními i soukromými obtížemi, vyslechneme ho bez souzení a posuzování, pokud je to v našich možnostech, poskytneme mu pomoc nebo radu.
Zákazníci, odběratelé, dodavatelé, partneři:
- naši činnost realizujeme v souladu s naším hodnotami, posláním, dlouhodobými veřejně prospěšnými cíli a Etickým kodexem;
- dbáme na to, aby naše rozhodování o smluvních vztazích bylo nestranné a nedocházelo ke střetu zájmů, korupci nebo klientelismu, smluvním stranám poskytujeme pravdivě včasné a přesné informace a rovnost příležitostí;
- zákazníkům a odběratelům vždy poskytujeme větší hodnoty, než nás zavazuje uzavřená smlouva, při prodeji dáme vždy možnost náš produkt zdarma vyzkoušet, obvykle po dobu 30 dnů;
- uzavíráme srozumitelné a jednoznačné smlouvy, naše závazky se snažíme plnit v předstihu a vyžadujeme řádné a včasné plnění závazků i od našich smluvních partnerů;
- jako společensky zodpovědná firma inovujeme a inspirujeme i naše smluvní partnery k obdobnému jednání, přičemž ve stavu nouze (pandemie, sociálně znevýhodněné rodiny) poskytujeme naše produkty zdarma;
- minimalizujeme nadbytečné a nesmyslné administrativní požadavky interně i vůči třetím stranám;
- dbáme na minimalizaci zbytečných nákladů, řádnou účetní evidenci, placení daní a plnění všech povinností vůči státu nejen námi, ale také smluvními subjekty;
- chráníme originální myšlenky, duševní vlastnictví a intelektuální hodnoty vložené do společných projektů a dbáme na to, aby nebyly bez vědomí participantů využity ve prospěch jiného subjektu;
- kromě interní kontroly jsme se zavázali v zájmu zákazníků a smluvních partnerů dobrovolně podstoupit nezávislou certifikaci pro zavedení a splnění norem ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 ve lhůtě do roku 2026 nebo při překročení obratu 100 mil. Kč podle toho, která skutečnost nastane dříve.